Nel caso in cui uno studio medico o odontoiatrico emette sia fatture elettroniche che cartacee, come deve essere gestita la numerazione?

Il primo gennaio 2019 poteva essere la svolta anche per il settore sanitario in termini di fatturazione elettronica, se non fosse che il garante della privacy si sveglia dieci giorni prima (esattamente il 20 Dicembre 2018) per intimare all’Agenzia delle Entrate di non far emettere le fatture elettroniche a tutti gli operatori sanitari.

Tralasciamo qualsiasi considerazione di carattere economico che gli studi medici e odontoiatrici nel frattempo avranno fatto per adeguare il proprio sistema gestionale per emettere (e ricevere) fatture elettroniche, andiamo ad analizzare un potenziale problema che riguarda tutte quelle strutture che emettono fatture sia verso privati e sia verso aziende.

LEGGI L’ARTCIOLO -> eFattura per gli studi medici e odontoiatrici

Allo stato attuale, l’operatore sanitario che emette la fattura si troverà ad emettere due formati di fattura, quella cartacea e quella elettronica:

• fattura cartacea se il cliente è un paziente identificabile come persona fisica (no partita iva)
• fatture elettronica se il cliente è una azienda (qualsiasi soggetto economico dotato di partita iva)

Qui si pone un problema che da diversi anni genera un dibattito sulla gestione della numerazione delle fatture elettroniche; se deve essere dotato di un nuovo sezionale iva e quindi con un proprio numero distinto di fatturazione oppure un sezionale misto in cui sono presenti sia fatture elettroniche che cartacea con una numerazione unica.

Considerando la sola numerazione della fattura, la Risoluzione n.1/E del 10 gennaio 2013 dell’Agenzia delle Entrate ha stabilito che la numerazione “in ordine progressivo per anno solare” delle fatture non è più obbligatoria, l’importante è che sia mantenuta la condizione di garanzia dell’identificazione univoca della fattura. Questo ci permette di avere un sezionale unico in cui convogliare le fatture elettroniche che cartacee.

Il problema invece nasce quando si analizza l’aspetto da un punto di vista della conservazione dei documenti economici come sottolinea Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore legale, che dal 2006 è Responsabile delle attività di ricerca dell’area tecnico-normativa dell’Osservatorio “Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” con il seguente articolo:  Separo la numerazione, se emetto fatture elettroniche e cartacee?

In pratica, l’attuale Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, che dal 27 giugno 2014 ha sostituito il DMEF 23 gennaio 2004, non riporta quanto contenuto nel precedente DMEF, ma all’art. 3 primo comma si limita a stabilire che i documenti informatici devono essere conservati in modo tale che “siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità”.

L’art.3 del precedente Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004, prevedeva che i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali “ sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta”, mentre la Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006 riportava testualmente che “Tuttavia, ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta”.

In sostanza quindi, vale ancora quanto stabilito nella Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006 e cioè se un’azienda emette fatture cartacee e fatture elettroniche in formato XML che per legge devono essere conservate in digitale ovvero con la conservazione elettronica dei documenti a norma di legge, è necessario istituire due distinti sezionali aventi diverse serie progressive di numerazioni.

In altre parole, anche se non c’è nessun obbligo di legge,  è auspicabile istituire due distinti sezionali iva aventi diverse serie progressive di numerazioni uno per la fatturazione elettronica e uno per la fatturazione cartacea. Se invece si adotta un solo sezionale iva per la numerazione di entrambe le tipologie di fatturazione, secondo la Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006 è necessario conservare le fatture cartacee con le stesse regole delle fatture elettroniche, quindi la corretta conservazione elettronica dei documenti a norma di legge della fattura scannerizzata (PDF o Immagine).

Chiarimento da parte dell’AdE

Per fortuna un intervento da parte dell’Agenzia delle Entrate ha tolto ogni dubbio sulla conservazione di sezionali Iva misti, in virtù del fatto che fino a quando la fattura elettronica non verrà estesa anche al regime dei minimi, o forfettari, ci sarà sempre la co-presenza di fatture elettroniche e cartacee.

La contemporanea registrazione di fatture elettroniche e analogiche in un unico registro sezionale Iva (acquisto o vendite) non obbliga a conservare elettronicamente anche i documenti analogici. A chiarirlo è stato proprio l’AdE, con una risposta del 15 novembre scorso, formalizzata nelle Faq pubblicate dall’Agenzia.E’ obbligatorio dotarsi di registri sezionali per la registrazione delle fatture?In linea con la piena equiparazione tra fattura analogica ed elettronica, i contribuenti non sono tenuti ad adottare registri sezionali/sotto sezionali ai fini della registrazione e della conservazione delle fatture elettroniche e analogiche, potendo avvalersi di modalità di conservazione sia elettroniche – obbligatorie per le fatture elettroniche ai sensi dell’articolo 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 – sia analogiche. 
Inoltre, la numerazione delle fatture elettroniche e di quelle analogiche può, come già chiarito dalla risoluzione n. 1/E del 10 gennaio 2013, proseguire ininterrottamente, a condizione che sia garantita l’identificazione univoca della fattura, indipendentemente dalla natura analogica o elettronica. Così, ad esempio, alla fattura numero 1 analogica, possono succedere la numero 2 e 3 elettroniche, la numero 4 analogica e così via, senza necessità di ricorrere a separati registri sezionali, fermo restando il rispetto del sopra richiamato articolo 39.Vai alla FAQ della AdE

OpenStudio e la gestione delle numerazione delle fatture

Adottare un sezionale iva per ogni tipologia di fattura che viene emessa è una scelta che i titolari degli studi medici dovranno fare con il proprio commercialista di riferimento e secondo le proprie esigenze. Con  OpenStudio avrai la massima libertà di scegliere la soluzione che sia idonea per te, ovvero:

• sezionale iva unico con numerazione progressiva per tutte le fatture
• sezionale iva distinto con numerazione separata per le fatture elettroniche e le fatture tradizionali
• più sezionali iva per la stessa tipologia di documento

Oltre alla numerazione della fatture flessibile, con OpenStudio avrai la possibilità di avere la gestione contabile sotto controllo, in cui potrai avere sempre a disposizione le fatture emesse (con relativi informazioni degli incassi sia dal paziente che dalle assicurazione) e le fatture ricevute. Avrai a disposizione anche la prima nota contabile per  tenere traccia,  mese dopo mese, delle spese sostenute, le entrare e quanto effettivamente guadagni: