A partire dal 1 Gennaio 2019 entrerà in vigore la nuova normativa in materia di fatture, che obbligherà tutti gli operatori economici attivi sul territorio italiano ad emettere fatture in formato elettronico.

Con l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati 2019,l’intento del legislatore è quello di contrastare maggiormente la lotta alla evasione fiscale nonché di introdurre la semplificazione fiscale con la conseguente riduzione del numero degli adempimenti fiscali.

Dall’obbligo di emissione della eFattura  sono esonerate solo le realtà che hanno un fatturato esiguo e quindi rientrano nel  “regime forfettario”. In ogni caso, per queste soggetti la legge non li obbliga ad emettere la fattura elettronica, ma nulla vieta di procedere in tal senso.

La fattura elettronica sarà obbligatoria per studi medici, odontoiatri e strutture sanitarie dovranno adottare il nuovo sistema di fatturazione.

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Fatturazione elettronica tra privati: cos’è?

La fattura elettronica tra privati è una normalissima fattura B2B (Business to Business), ovvero emessa da un soggetto privato a favore di un altro soggetto privato; l’intestatario della fattura elettronica tra privati non è detto che sia un’azienda, potrebbe essere emessa anche a favore di un persona fisica. E’ il caso di studi medici o di studi dentistici che emettono delle fatture a favore dei loro paziente a fronte della prestazione medico professionale erogata.

La fattura elettronica tra privati quindi non sarà più in formato cartaceo, ma sarà emessa o ricevuta nel formato elettronico in grado di assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione di 10 anni, come indicato nel D.P.R. 633/1972, art. 21, comma 3.

Lo standard adottato per trasmettere le fatture elettroniche è il formato XML, è un metalinguaggio basato su un meccanismo sintattico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento o in un testo.

Fatturazione elettronica tra privati: Agenzia delle Entrate

Le fatture elettroniche sono diventate obbligatorie già dal 2014 per tutti quei soggetti che intrattengono rapporti di natura economico con la pubblica amministrazione, in breve PA. L’Agenzie delle Entrate ha realizzato un  Sistema di Interscambio (SdI) che permette di scambiare le fatture elettroniche con qualsiasi ufficio/struttura della PA. Grazie al SdI, sia la PA che i soggetti privati in possesso di partita iva quali società, imprese e professionisti possono emettere o ricevere fatture elettroniche, da e verso la PA,  secondo i criteri descritti dall’Agenzia delle Entrare utilizzando con lo standard XML.

Dal 01 Luglio 2016 è possibile scambiare fatture elettroniche tra privati sfruttando il SdI e dal 2019 tutte le fatture elettroniche emesse da un soggetto che possiede la partita iva, devono essere emesse esclusivamente in formato elettronico (file XML) e inviate al SdI dell’Agenzia delle Entrare per essere considerate valide. In caso contrario, senza l’invio della fattura al SdI, con la relativa ricevuta di invio emessa sempre dal SdI, la fattura sarà considerata non valida o non regolarmente emessa.

Fatturazione elettronica tra privati: Firma Digitale

Al fine di poter mandare la fattura elettronica al SdI, il file elettronico in formato XML, che rappresenta la fattura elettronica B2B o verso la PA, deve essere firmato digitalmente. La firma digitale garantisce l’autenticità del file XML oltre ad apportare anche una marca temporale. In altre parole, dopo aver firmato digitalmente il file che contiene la fattura elettronica tra privati, non sarà più possibile apportare delle modifiche.

Nel caso in cui si dovesse mandare una fattura elettronica al SdI privo di firma elettronica, tale fattura sarà ritenuta “non valida” e quindi sarà rigettata dal SdI e non sarà consegnata al destinatario.

Inoltre, la firma da apporre deve essere una firma digitale qualificata, ovvero il certificato con cui si andrà a firmare elettronicamente il documento dovrà necessariamente essere emesso da una società accredita presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Per tale motivo, tutti gli operatori economici dovranno dotarsi di un kit per apporre la propria firma digitale qualificata ai documenti digitali come la fatture elettroniche, oppure avvalersi di software gestionali che firmano le fatture elettroniche per conto loro.

Con il provvedimento dell’AdE del 30/04/2018 è decaduto l’obbligo della firma elettronica qualificata per le eFatture B2B e B2C, quindi nel caso di fattura elettronica tra privati, volendo si può inviare il file XML al SdI senza che sia rigettato. L’obbligo di apporre la firma qualifica alle fatture elettroniche permane nel caso in cui il destinatario sia un soggetto della Pubblica Amministrazione.

Fatturazione elettronica tra privati: Conservazione Sostitutiva

Un aspetto che coinvolge tutti gli operatori economici è la conservazione a norma di legge dei documenti elettronici. Se da un punto di vista il legislatore ha cercato di semplificare la burocrazia con l’introduzione della fattura elettronica, con la conservazione a norma dei documenti elettronici ha complicato, e non di poco, le cose.

L’innovazione della fattura elettronica, anche tra soggetti privati, non sta solo nel formato ma anche e soprattutto nel poterne garantire l’autenticità e l’integrità del suo contenuto, dal momento della sua emissione al termine della conservazione sostitutiva che è di 10 anni, in modo da poterli esibire alle Autorità competenti in caso di verifica.

Secondo l’allegato 4 del Dpcm del 3 dicembre 2013 che descrive le “specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione”, una identità riconosciuta come conservatore digitale deve possedere un software che deve essere certificato secondo lo standard UNI SInCRO 11386:2010 in quanto, in assenza di tale standard, non sarebbe possibile eseguire alcuna adeguata verifica sulla avvenuta (corretta o meno) conservazione delle fatture.

L’acronimo SInCRO significa “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali” ed è lo standard nazionale per quanto riguarda la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione.

Per tali motivi non è consigliabile optare per una conservazione sostitutiva in un’ottica “fai da te”, in cui conservare la fatture elettroniche su una chiavetta USB, CD o su un hardisk esterno, poichè in questo modo le fatture elettroniche saranno solamente archiviate ma non conservate (a norma di legge). Si consiglia di dotarsi di un software ad hoc per la conservazione digitale dei documenti o di  avvalersi di una società accreditata come conservatore digitale presso l’AgID.

Questo aspetto della conservazione elettronica dei documenti, che nella riforma della eFattura tra privati, è l’aspetto più spinoso e pericoloso di questa rivoluzione digitale. Il rischio è che ad un controllo della GdF venga contestato proprio la non osservanza della corretta conservazione digitale dei documenti.

Per fortuna, il legislatore ha provveduto a  sanare questa situazione, a conferma che la riforma non ha intenti punivi nei confronti delle azienda, introducendo la possibilità di conservare i documenti presso il SdI. Con il provvedimento del 30 aprile 2018, l’AdE ha emanato una serie di indicazione su come deve essere compilata la fattura elettronica B2B dando indicazione anche sulla conservazione dei documenti presso l’AdE.  Di seguito un estratto del comunicato che riguarda la conservazione delle efatture:

Conservazione facilitata con il supporto delle Entrate – I cedenti/prestatori e i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia possono conservare elettronicamente le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il Sistema di interscambio, utilizzando il servizio di conservazione elettronica, conforme a quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Cad), gratuitamente messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, dopo aver aderito, anche tramite intermediari, all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia. L’Agenzia metterà, inoltre, a disposizione un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute all’interno di un’area riservata del sito.

Comunicato stampa dell’Ade
Provvedimento del 30/04/2018 – pubblicato il 30/04/2018

Vantaggi fiscali della fattura elettronica B2B

Ovviamente, la semplificazione burocratica e fiscale a cui aspira la fattura elettronica tra privati, porterà una serie di vantaggi per le aziende:

• esenzione dallo spesometro;
• esenzione dalle comunicazioni acquisti effettuati da operatori di San Marino;
• esenzione modello Intrastat;
• esenzione dalla comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing;
• rimborsi Iva prioritari (entro 3 mesi dalla trasmissione della dichiarazione);
• periodo di accertamento ridotto a 4 anni ( era 5 anni per la fattura cartacea).

Cosa può fare OpenStudio

Grazie al gestionale online OpenStudio non avrai bisogno di nessun kit per apporre la firma digitale verificata alle fatture elettroniche e non dovrai preoccuparti nemmeno della corretta conservazione digitale dei documenti elettronici. Dovrai solo comunicare all’AdE di aderire al servizio di conservazione digitale. Tale operazione può essere fatta direttamente da voi o anche da intermediari (possiamo farlo noi se ci deleghi in tal senso).

Il nostro software gestionale online, oltre ad aiutarti nella corretta compilazione della fattura elettronica generando il file in formato XML, apporterà per tuo conto la firma digitale e la marca temporale; ci pensiamo sempre noi a spedire la fattura elettronica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

La corretta conservazione a norma di legge avverrà presso il nostro partner (avrete le credenziali di accesso per vedere le vostre eFatture). Grazie al provvedimento dell’AdE del 30/04/2018 e se lo preferite  potrete anche scegliere di conservare le vostre fatture anche  presso l’Agenzia delle Entrare.

Con il fine di offrire soluzioni della più alta qualità, sicurezza e garanzia per i nostri clienti, per erogare i servizi di firma digitale, comunicazione con SdI e conservazione digitale a norma, OpenStudio si avvale della struttura tecnologica di Aruba nella sua qualità di operatore qualificato secondo le vigenti normative nazionali ed europee essendo una società accredita presso l’AgID per la conservazione sostitutiva, in quanto la sua infrastruttura informatica di conservazione digitale fa riferimento allo standard UNI 11386:2010.